Une recette WMS pour la sérialisation avec SAP^® EWM by KNAPP

La mise en pratique des prescriptions relatives à la sérialisation des médicaments pose un certain nombre de défis aux entreprises de la chaîne de livraison pharmaceutique. Il leur faut en effet notamment coordonner un grand nombre de numéros de série individuels selon les réglementations propres à chaque pays et traiter également les retours d’informations des différentes parties prenantes dans divers formats textuels (e-mail, PDF, Excel, etc.). Sans système de gestion de l’entrepôt (WMS) intelligent et intégré, ce n’est pas une mince affaire. Nous avons discuté avec Thomas Furthmayr, Directeur général de KNAPP IT Solutions, des fonctions utiles, des avantages et des solutions intelligentes liés au logiciel de gestion d’entrepôt SAP^® Extended Warehouse Management (EWM) pour le secteur pharmaceutique.

Thomas Furthmayr: SAP^® Extended Warehouse Management – SAP^® EWM pour faire court – est une solution logicielle pour la logistique issue de la Supply Chain Management Suite de SAP. Ce module est un système de gestion de l’entrepôt (WMS) avec système de pilotage de l’entrepôt (WCS) et gestion des flux de matières (MFS) intégrés. Outre la gestion des stocks, la vaste étendue des fonctions permet aussi un traitement flexible et dynamique du flux de marchandises dans un entrepôt.

KNAPP IT Solutions est le centre de compétences du groupe KNAPP pour SAP^® EWM. Depuis 2012, nous sommes partenaire officiel de SAP et nous offrons avec SAP^® EWM by KNAPP de multiples variantes d’implémentation, solutions et services basés sur SAP^® pour divers secteurs.

Thomas Furthmayr: SAP^® EWM est un système de gestion de l’entrepôt optimal pour tous ceux qui misent sur une stratégie informatique SAP^® (SAP^® ERP ou S/4HANA). En tant que solution Best-of-Suite, SAP^® EWM crée une intégration uniforme et centrale de tous les processus commerciaux et des logiques associées dans un système. Cet environnement de bout en bout et harmonisé SAP^® apporte de nombreux avantages pour le système de gestion de l’entrepôt.

Grâce au couplage direct de SAP^® EWM au système de pilotage (PLC), le degré d’automatisation généralement élevé dans le secteur pharmaceutique peut être intégré de manière bien plus sure et pertinente : le nombre réduit d’interfaces et un pilotage des processus central et sans faille dans SAP^® EWM minimisent le risque d’erreur lors de l’échange de données et augmentent la vitesse de communication. La solution intégrale dans SAP^® EWM permet également de déterminer les causes des erreurs survenues de manière simple et efficace.

Nous intégrons également notre savoir-faire détaillé en matière de processus propres au secteur pharmaceutique dans le processus d’implémentation des projets SAP^® EWM pour nos clients de l’industrie pharmaceutique sous forme de solutions mettant en œuvre les meilleures pratiques. Ce savoir-faire se base sur plus de 700 installations du groupe KNAPP au niveau mondial pour des clients de renom comme Alliance Healthcare, McKesson, ABCD, Phoenix, Noweda ou Sanacorp ainsi que des spécialistes Healthcare locaux.

Thomas Furthmayr: Depuis février 2019, des prescriptions strictes sont en vigueur dans l’UE pour garantir que les chaînes de livraison dans le secteur pharmaceutique soient légales. Des réglementations similaires qui ont pour but d’assurer la protection contre la falsification ont également été adoptées en dehors de l’UE. Leur mise en œuvre dans la chaîne de livraison est cependant partiellement définie différemment. Ces exigences en matière de sécurité des processus concernent naturellement aussi les processus dans l’entrepôt et ceux des systèmes de gestion de l’entrepôt.

Dans sa version standard, SAP^® EWM permet via la fonction de gestion des numéros de série d’effectuer un Track & Trace complet de tous les articles à l’unité le long de l’ensemble de la chaîne de livraison, du fabricant aux divers lieux où sont délivrés des médicaments tels que les pharmacies et les hôpitaux. Cela représente certes une bonne base pour effectuer un suivi continu des numéros de série mais les exigences relatives à la sérialisation dans le secteur pharmaceutique vont bien au-delà en ce qui concerne la flexibilité nécessaire dans les processus. L’exigence minimale est généralement que le producteur indique les numéros de série dans une base de données nationale et définisse le marché de vente autorisé. Avant qu’un médicament ne soit délivré, son authenticité est vérifiée via le numéro de série attribué en le comparant à la base de données et le numéro de série qui a été remis est désactivé. L’indication puis la suppression du numéro de série permettent d’empêcher que les patients ne reçoivent des médicaments falsifiés (sans numéro de série, avec un numéro de série non valide ou un doublon).

Un suivi sans faille des numéros de série n’est pas requis dans tous les pays dans la chaîne de livraison. Au sein de l’UE, un suivi du fabricant au grossiste ou par la suite du grossiste à la pharmacie n’est généralement pas prévu. Si de la marchandise est échangée entre différents grossistes, un contrôle d’authenticité doit cependant être effectué. De même, le grossiste doit désactiver les produits et ceci doit être intégré dans le système de gestion de l’entrepôt lorsque de la marchandise est livrée directement à un client (Direct-to-Patient Delivery) ou si le client ne dispose pas de la possibilité de désactiver les produits comme les hôpitaux.

Thomas Furthmayr: Oui. Dans SAP^® EWM by KNAPP, nous avons réalisé des solutions basées sur SAP^® EWM Standard pour satisfaire aux diverses règlementations. Une extension des données maîtresses permet de doter les produits concernés de l’attribut «Sérialisation pharmaceutique obligatoire» et d’enregistrer les étapes des processus propres à chaque pays. Le client peut également mettre à jour et actualiser les deux lui-même en fonction des besoins, par exemple lorsque les exigences changent. Une couche d’interface fournit en outre la base nécessaire à la communication avec les bases de données propres à chaque pays via le Web Service et inclut l’intégration des processus de tous les types de message ainsi que les gestions des erreurs nécessaires.

Thomas Furthmayr: Dans la zone de l’entrée des marchandises, les possibilités de requêtes et de messages nécessaires sont fournies conformément aux diverses règles en matière de sérialisation en vigueur. L’une d’entre elles est par exemple la vérification basée sur les risques d’un partenaire non qualifié (par ex. un autre grossiste). Lorsque des médicaments sont délivrés au client final via l’e-commerce ou à un client avec un processus délégué comme les lieux où sont délivrés des médicaments qui n’ont pas la possibilité d’extraire les numéros de série de la base de données, l’enregistrement des données peut avoir lieu directement dans le processus de prélèvement ou au niveau de stations spéciales. Si une solution Vision Central Belt est en place, sa technologie photographique spéciale enregistre automatiquement le numéro de série pendant le prélèvement. Le numéro est alors comptabilisé dans SAP^® EWM by KNAPP et les autres étapes manuelles qui prennent du temps disparaissent.

Thomas Furthmayr: SAP^® EWM dispose de nombreuses fonctions concernant l’installation et la gestion des lots de l’entrée des marchandises jusqu’à l’expédition. Au cours de la livraison entrante, de nouvelles charges peuvent être créées directement dans SAP^® EWM et des caractéristiques telles que le lot du fournisseur ainsi que la date de péremption peuvent être enregistrées. L’utilisation d’une durée résiduelle plus longue lors du prélèvement pour des clients particuliers ou l’attribution de lots explicites sont d’autres exigences du secteur pharmaceutique qui peuvent facilement être mises en œuvre dans SAP^® EWM. L’écran de gestion de l’entrepôt permet de visualiser l’ensemble des lots et de les sélectionner par stocks ou caractéristiques à tout moment.

Une autre fonction importante est la possibilité de bloquer des lots qui peut par exemple être utilisée en cas de rappel d’un ou plusieurs lots d’un fournisseur. Dans l’entrepôt, il s’agit alors de garantir qu’aucun prélèvement du lot signalé n’ait lieu et que la marchandise de ce lot déjà prélevée ne quitte pas l’entrepôt mais soit remplacée. Les lots qui sont encore inconnus dans SAP^® EWM sont enregistrés dans une «liste noire», ce qui permet de garantir que s’ils arrivent dans une livraison entrante à l’avenir, une identification et un blocage immédiat soient faits. L’intégration de ces exigences tout en assurant la sécurité des processus est l’une des solutions mises à disposition grâce à SAP^® EWM by KNAPP.

Thomas Furthmayr : Dans sa version standard, SAP^® EWM dispose déjà de toutes les fonctions essentielles d’un système de gestion de l’entrepôt professionnel. En plus de la sérialisation et de la gestion des lots, d’autres exigences sectorielles très spécifiques étaient importantes pour nos clients existants issus des secteurs Pharma Wholesale et Pre-Wholesale et la solution présentée a été déterminante en faveur de SAP^® EWM by KNAPP:

Thomas Furthmayr: En tant que système de gestion de l’entrepôt flexible et extensible, SAP^® EWM est adapté à tous les degrés d’automatisation – des entrepôts pilotés par radiofréquence/guidage vocal aux entrepôts entièrement automatisés. Notre portefeuille de prestations comprend les variantes les plus diverses pour l’implémentation mais aussi l’optimisation de solutions SAP^® EWM existantes dans le secteur pharmaceutique.

Avec notre Healthcare Model Company pour SAP^® EWM, l’étape fastidieuse du cahier des charges est supprimée par exemple. Le Model Company comprend déjà tous les processus centraux importants de l’entrée des marchandises à la sortie des marchandises en passant par le stockage adapté des produits et le contrôle qualité configurés de la manière dont ils sont requis dans le secteur pharmaceutique. Les solutions d’automatisation en usage dans le secteur telles que par exemple un automate à convoyeur central ou un système de prélèvement produit-vers-l’homme sont également incluses dans le Healthcare Model Company et intégrées dans SAP^® EWM. Les processus de ces produits peuvent être émulés dans le système à l’aide d’un logiciel d’émulation professionnel dans le cadre d’un atelier. Nous définissons sur le système les processus et les exigences supplémentaires qui sont nécessaires en collaboration avec le client et les mettons en œuvre le plus rapidement possible. Cela permet de réduire le temps nécessaire, les coûts et les risques lors de l’introduction de SAP^® EWM.

Outre les projets entièrement nouveaux, nous nous spécialisons aussi dans les projets de rétrofit avec SAP^® EWM pour remplacer les systèmes de gestion de l’entrepôt (WMS) ou les systèmes de pilotage de l’entrepôt (WCS) existants qui ne sont pas issus de SAP. Les clients bénéficient de notre expérience de longue date avec la technologie d’automatisation de KNAPP et de différents autres fabricants que nous avons déjà intégrée directement dans SAP^® EWM au cours de projets de rétrofit. Si différents systèmes de gestion de l’entrepôt sont utilisés, nous élaborons en collaboration avec le client une conception de modèles optimale dans SAP^® EWM en nous basant sur les spécifications de l’entrepôt et du secteur et assistons le client lors du déploiement international.

Thomas Furthmayr: Nous apportons notre assistance dans l’optimisation d’implémentations EWM existantes ou en cours à l’aide de SAP^® EWM Spotconsulting. Par ailleurs, notre Service Desk SAP^® EWM 24h/24, 7jours/7  certifié ITIL^® est également à la disposition des utilisateurs SAP^® EWM qui ont introduit SAP^® EWM eux-mêmes ou avec d’autres partenaires SAP.