11 questions sur SAP^® EWM que vous devriez vous poser avant de vous lancer dans votre projet

Vous misez sur une stratégie informatique SAP^® et songez à mettre en place SAP^® EWM comme système de gestion de l’entrepôt (WMS) et système de pilotage de l’entrepôt (WCS) ? Alors vous avez frappé à la bonne porte. En nous appuyant sur notre expérience de plus de 10 ans en tant que partenaire SAP avec plus de 110 mises en service de SAP^® EWM by KNAPP, nous avons rassemblé 11 questions que vous devriez absolument vous poser en planifiant votre projet SAP^® EWM.

Si vous adoptez une stratégie informatique SAP^® dans votre entreprise, SAP^® EWM (Extended Warehouse Management) est le bon choix. Même si cela paraît évident, les systèmes de gestion de l’entrepôt tels que SAP^® EWM ne sont pas des systèmes plug and play. Sachant que ces systèmes sont normalement exploités pendant des décennies, il s’agit non seulement de faire le bon choix mais aussi d’identifier le moment opportun. C’est la raison pour laquelle chez KNAPP, nous vous assistons dans l’évaluation WMS de SAP^® EWM en concevant des solutions et en effectuant des analyses concordance-écart.

La conception de la solution SAP^® EWM comprend :

L’analyse concordance-écart pour SAP^® EWM comprend :

L’importance accordée aux différents aspects lors de la mise en place de SAP^® EWM diffère d’un projet à l’autre. D’après notre expérience, il convient d’accorder une attention particulière aux trois points suivants :

L’équipe de gestion de projet

La mise en place d’un nouveau système de gestion de l’entrepôt ne concerne pas seulement le département informatique d’une entreprise. La représentation et l’optimisation des processus logistiques nécessitent également les connaissances du personnel de logistique. C’est pourquoi des membres de ces deux services devraient former l’équipe de gestion de projet interne sous la direction d’un chef ou une cheffe de projet clairement défini(e). Il ou elle supervise et accompagne la mise en œuvre du projet chez le client, prend les décisions nécessaires, fait office de lien avec le partenaire SAP, coordonne le calendrier et définit les interlocuteurs qualifiés pour les différents domaines ou processus.

Se concentrer sur l’essentiel

En déterminant les exigences envers SAP^® EWM, le risque est que la liste des fonctionnalités et processus sur mesure souhaités se rallonge rapidement. Avec un produit standard comme SAP^® EWM, il est important d’évaluer les cas dans lesquels les processus standard couvrent les besoins et ceux où des adaptations sont nécessaires. Une analyse concordance-écart effectuée au préalable peut être une aide précieuse pour cela. L’accent peut aussi être mis sur les processus essentiels permettant une activité quotidienne sans accroc. Ceux-ci sont réalisés sous forme de produits minimum viables. À partir de là, d’autres optimisations suivent.

Le choix du partenaire SAP

L’expérience du partenaire d’implémentation de SAP^® EWM joue un rôle essentiel dans la réussite de la mise en place de SAP^® EWM. Le bon partenaire SAP dispose non seulement d’une expertise sur SAP^® EWM, mais aussi d’une expérience dans la gestion de projet dans les domaines des processus propres à l’activité du client et de l’automatisation d’entrepôt. C’est la seule façon de garantir d’une part que la solution soit réalisée de la manière la plus proche possible du standard SAP^® EWM et que d’autre part les exigences client telles que le secteur, l’automatisation, l’assistance téléphonique 24h/24 7 j/7 dès la mise en service, etc. soient remplies de manière optimale.

Approche classique, modèle en cascade, SCRUM, business blueprint, SAP Activate, équipe conjointe, prix ferme, méthode agile en fonction de la main d’œuvre et des ressources nécessitées… Le champ des possibles en matière d’approche dans un projet est vaste, mais tous les angles d’approche ne sont pas adaptés à toutes les personnes qui s’intéressent à SAP^® EWM. La bonne approche doit être choisie en fonction de la situation initiale. Cela semble valoir de soi, mais ce n’est pas toujours le cas. Il convient de considérer les options possibles et de convenir du bon procédé au cas par cas.

Dans la dernière solution logicielle SAP^® ERP, SAP^® S/4HANA, SAP^® EWM peut être mis en place dans une variante on-premise ou cloud. Les installations on-premise sont exécutées sur les serveurs du client tandis que les infrastructures informatiques cloud sont gérées par SAP sur la base d’un service d’abonnement. SAP propose différentes possibilités dans ces deux catégories.

SAP^® EWM on-premise :

1. Embedded EWM on SAP^® S/4HANA partage le même système que le système SAP^® ERP central. Cela permet une intégration de systèmes sans encombre. Cette variante est particulièrement conçue pour les besoins des entrepôts petits à moyens et des entrepôts de production. Selon les besoins, il est possible de choisir un Basic Warehouse Management ou un Extended Warehouse Management avec des fonctions complémentaires.
2. Decentralized EWM on SAP^® S/4HANA est installé sur un système propre et séparé du système ERP. SAP^® EWM peut ainsi par exemple continuer de fonctionner sans problème pendant une panne ou une maintenance du système ERP. Contrairement à Embedded EWM, la version décentralisée est extensible. Elle est donc plus adaptée pour représenter les processus dans les entrepôts à volume, intensité et degré d’automatisation importants.

SAP^® EWM dans le cloud :

1. SAP^® S/4HANA Cloud, Private edition permet une mise en place de SAP^® EWM décentralisée ou embarquée avec les mêmes avantages que ceux des scénarios on-premise. Des individualisations et des modifications du standard SAP^® EWM sont donc possibles. Le système est hébergé via un serveur privé que SAP gère techniquement. Nous vous expliquons dans cet article comment réussir une migration de SAP^® EWM dans une variante on-premise vers SAP^® EWM for S/4HANA cloud, private edition.
2. SAP^® S/4HANA Cloud, Public edition propose SAP^® EWM au sein du cloud SAP^® S/4HANA qui est utilisé par plusieurs clients SAP.

Oui, car SAP^® EWM est une solution logicielle extensible. Lorsqu’elle est réalisée dans une variante modèle, une mise en place de SAP^® EWM peut être déployée efficacement sur plusieurs sites. D’après notre historique de projets, ces projets comprennent souvent entre quatre et cinq sites mais il n’y a pas de limite.

En partant d’une analyse détaillée des processus et procédés logistiques pour les sites concernés, nous développons un modèle SAP^® EWM. Dans ce contexte, le terme modèle ne doit pas être compris nécessairement comme une taille unique. SAP^® EWM est là aussi adapté en fonction des processus logistiques individuels et particuliers des différents sites. Il est également possible d’intégrer directement des solutions d’automatisation typiques des entrepôts. En plus de favoriser une mise en place efficace de SAP^® EWM dans les sites actuels, un modèle SAP^® EWM est suffisamment flexible et viable pour réagir aux futures évolutions du marché et extensions du réseau de sites.

La durée nécessaire pour la mise en place de SAP^® EWM ainsi que les coûts dépendent de différents facteurs tels que les exigences envers le système, la complexité des processus logistiques, les adaptations nécessaires du logiciel standard et la participation du client. Pour les projets d’implémentation SAP^® EWM typiques pour des entrepôts complexes pilotés par radiofréquence avec automatisation, il faut compter environ 1 à 2 ans et un budget de 1 à 3 millions d’euros du début du projet jusqu’à la réception.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que la mise en service et la réception l’accompagnant marquent officiellement la fin d’un projet de mise en place de SAP^® EWM mais pas nécessairement l’achèvement complet. Dans le cadre de demandes de changement et d’optimisation, le projet continue indirectement à plus petite échelle.

Le module de gestion des flux de matières (MFS) est inclus en standard en tant que couche WCS dans SAP^® EWM, sauf pour SAP^® EWM embedded basic. Il est principalement conçu pour piloter les flux de matières dans les entrepôts automatisés tels que les entrepôts automatisés pour petites pièces et les entrepôts à rayonnages en hauteur ou encore les centres de distribution hautement automatisés, complexes et exigeants.

Lors de la mise en place de SAP^® EWM dans des entrepôts automatisés, il est recommandable d’utiliser le système de gestion des flux de matières comme solution de bout en bout SAP^®. Une intégration directe du système de stockage et de convoyage automatisé au niveau du PLC est ainsi possible, ce qui permet de réduire les interfaces et d’augmenter la stabilité des processus. Les processus logistiques sont en outre représentés entièrement dans un environnement de systèmes SAP^® de bout en bout.

D’un point de vue technique, il n’y a pas de différences entre une mise en place de SAP^® EWM dans une nouvelle installation (Greenfield) ou une installation existante (Brownfield). La différence réside bien plus dans la préparation et la réalisation du projet.

Dans les projets Brownfield, les anciens systèmes d’une durée de 20 ans et plus sont remplacés. En conséquence, ils apportent avec eux une documentation abondante. Celle-ci joue un rôle important dans la mise en place de SAP^® EWM. C’est pourquoi il est conseillé avant le lancement du projet de bien vérifier dans cette documentation que par exemple les adaptations des interfaces, les spécifications sur le comportement en cas d’erreur, les modifications ultérieures dans la phase de réalisation et la phase d’exploitation sont recensées de manière correcte et complète. En plus de fournir une documentation abondante et puisqu’ils ont longtemps été utilisés, les anciens systèmes sont généralement hautement optimisés. Il est donc tentant de les reproduire à l’identique dans SAP^® EWM. Cela est possible en principe mais n’a que peu de sens puisque l’objectif est de comprendre les exigences pour le nouveau système. Il est judicieux d’analyser en considérant les exigences futures du marché et des clients quels processus sont déjà couverts par le standard SAP^® EWM et dans quels cas des adaptations éventuelles sont nécessaires. L’analyse concordance-écart mentionnée plus haut peut être utilisée à cette fin.

Pour une mise en place de SAP^® EWM dans un projet Greenfield, les éventuels problèmes hérités du passé n’ont pas d’importance. C’est l’occasion de mettre en place le système de façon complètement nouvelle sans faire de compromis par rapport aux exigences actuelles. Il faut cependant ne pas oublier de se concentrer sur l’essentiel pour planifier en détail – ni trop rapidement, ni trop lentement – la phase de montée en puissance.

La préparation des employé(e)s des services informatique et logistique à une mise en place de SAP^® EWM devrait comprendre deux parties : un briefing en amont et une formation. Souvent, le personnel n’est pas suffisamment informé des mises en place de nouveaux systèmes ou de modifications avant le lancement d’un projet. Mais cet aspect est essentiel pour favoriser l’acceptation nécessaire. Informer simplement le personnel concerné d’une mise en place de SAP^® EWM n’est pas suffisant. Les motivations, les objectifs et les avantages attendus, mais aussi les inconvénients potentiels dans les différents domaines devraient eux aussi être communiqués au préalable de manière claire et compréhensible.

Tandis que SAP fournit des formations de base pour SAP^® EWM, chez KNAPP, nous offrons sur la base de celles-ci des formations complémentaires pour des utilisateurs clés ciblés. Celles-ci sont consacrées aux extensions spécifiques au client du standard SAP^® EWM. Dans diverses phases du projet, les utilisateurs clés sont initiés au logiciel, ils prennent en charge des tâches importantes dans le projet telles que la création de cas de test ou la formation des utilisateurs finaux et assurent finalement en tant que helpdesk un bon fonctionnement du système après la mise en service.

Afin d’acquérir les connaissances nécessaires à une prise en charge la plus autonome possible de SAP^® EWM, nos clients optent volontiers pour une approche dite d’équipe conjointe. Dans le cadre de ce procédé spécial, l’équipe de gestion de projet du client prend en charge des propres prestations dans la réalisation pour acquérir du savoir-faire. Pour ce faire, des membres du personnel du client sont désignés au préalable pour devenir les futurs responsables du module SAP^® EWM et/ou les consultants SAP^® EWM internes. En plus de participer à des ateliers et des formations, ils bénéficient pendant la phase de réalisation de formations pratiques sous forme de collaboration temporaire au sein de notre équipe de gestion de projet. Après l’exécution du projet, ils prennent par exemple en charge dans le cadre de modifications ou d’extensions la création de cahiers des charges et de spécifications techniques fonctionnelles pour SAP^® EWM, la personnalisation, la documentation, les tests et la mise en service et forment et assistent les utilisateurs clés des divers services spécialisés.

La mise en service représente l’étape ultime de toute mise en place de SAP^® EWM. Une fois la mise en service des nouveaux WMS et WCS effectuée, la façon dont se déroule l’assistance future devrait déjà être claire. Chez KNAPP, nous conseillons en règle générale à nos clients d’évaluer au plus tard trois mois avant la mise en service planifiée si une assistance autonome du système peut être garantie en interne. Si cela n’est pas possible, un contrat d’assistance pour la solution devrait déjà avoir été conclu au moment de la mise en service. L’une des possibilités est notre Service Desk SAP^® EWM 24h/24 7j/j afin d’assurer rapidement une assistance adaptée en cas de perturbations via une hotline.

Non. SAP BTP, l’abréviation de SAP Business Technology Platform, et SAP^® EWM sont conçus à des fins différentes. SAP^® EWM a été spécialement conçu pour la gestion d’entrepôt et la représentation de processus logistiques complexes. SAP BTP est un PaaS (Platform as a Service). Cet environnement complet de développement et de mise à disposition permet d’intégrer parfaitement les solutions les plus diverses pour le développement d’applications, l’automatisation, l’analyse de données, l’intégration et l’IA dans une cartographie des processus SAP^® existante via des interfaces uniformisées. Les services réalisés avec SAP BTP peuvent donc être utilisés « uniquement » pour étendre SAP^® EWM de manière profitable. Chez KNAPP, nous fournissons par exemple déjà des applications pour divers services logistiques, mais aussi l’intégration de technologies d’automatisation simples via SAP BTP. Elles permettent une implémentation flexible, peu risquée et rapide de systèmes MRA comme les Open Shuttle ou d’automates de prélèvement comme InduStore.

Nous sommes curieux de connaitre vos questions sur la mise en place de SAP^® EWM. Contactez-nous pour prendre un rendez-vous lors duquel nous pouvons discuter en détail de vos défis personnels dans le secteur logistique et identifier la manière dont nous pourrions vous assister avec SAP^® EWM et SAP BTP.